Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика

Полезная информация по теме: "Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика" с важными комментариями. Здесь собрана все денные по теме и сделаны выводы. Если вы не согласны с ними или есть вопросы, то для разъяснения вы всегда можете связаться с нашим дежурным специалистом.

Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Дата публикации: 21 мая 2018 .

Мало кто знает о такой услуге как аутсорсинг. Она заключается в помощи ведения бухгалтерской отчетности, одноразовой консультации по юридическим вопросам, может помочь в подборе персонала или в пиаре компании. Но как найти достойного подрядчика и как его проверить

Коротко об аутсорсинге

В переводе с английского out source – это внешний источник. Смысл аутсорсинга в том, чтобы передать сторонней компании полномочия, которые не относятся напрямую к ведению бизнеса. Чаще всего это работы вроде рекламных компаний, поддержки сетевого оборудования, обеспечение работы офиса и прочее.

Аутсорсинг – помощник в ведении бизнеса. Он максимально оптимизирует деятельность предприятия, не забирая у бизнесмена драгоценное время. Стоит учесть, что не нужно передавать функции, которые обеспечивают компании лидерство на рынке, несмотря даже на договор о конфиденциальности информации.

Передача бухгалтерских полномочий компаниям-аутсорсерам позволит не нанимать штатного сотрудника, которому нужно ежемесячно выплачивать зарплату и платить за него долги. Но при этом отчетность будет вестись высококвалифицированными сотрудниками из аутсорсинговой фирмы.

[2]

Аутсорсинг от А до Я

4 основных принципа надежного и качественного аутсорсинга:

  1. Понять свои желания. Перед тем, как начать искать подрядчика, нужно разобраться с желаниями. Необходимо четко осознавать, что передача бухгалтерской функции – не одноразовая услуга, а постоянное ведение. А страхование от возможных рисков с налоговой системой может быть только в том случае, если ваша компания придерживается законодательства.
  2. Конкретизация результатов. Обращаться к подрядчику нужно с обозначенной для себя целью, например, поднять рентабельность или повысить рейтинг компании. Иначе при передаче определенных полномочий аутсорсеры не смогут добиться ваших целей, а будут двигаться к другим.
  3. Проверка компании аутсорсера. Перед тем, как выбрать ту или иную фирму подрядчика, его нужно проверить:
    • отзывы в интернете – самый простой способ узнать о фирме от людей;
    • кейсы – наличие определенных навыков работы в вашей специфике бизнеса, отличный показатель для выбора данного подрядчика;
    • отзывы клиентов – самый лучший метод узнать о возможностях подрядчика.
  1. Контролирование процесса – вы в любой момент можете потребовать информацию о проведенных манипуляциях с переданной функцией. Контроль – ваше право.

Выбрать подрядчика – дело непростое. Во время заключения договора будьте внимательными, читайте мелкий шрифт, уточняйте пункты, если вам не понятно. Именно от выбранной компании аутсорсинга будут зависеть результаты.

Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Малый и средний бизнес в России активно ищет возможность экономить средства, и это можно сделать, сложив с себя непрофильные виды деятельности. Фингуру поможет.

Коротко о сути вопроса

Аутсорсинг (от англ. out source — внешний источник) — передача сторонней фирме функций, не относящихся напрямую к основному бизнесу. Чаще всего к аутсорсингу прибегают, когда речь заходит об обеспечении функционирования офиса, поддержке работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, безопасности и рекламных услугах.

Таким образом, это известный и широко практикуемый способ оптимизации деятельности предприятия. Чего делать категорически не рекомендуют, так это передавать на аутсорсинг те виды деятельности, которые обеспечивают ваше лидерство на рынке.

Говоря откровенно, аутсорсинг бухгалтерских задач можно отнести к одной из самых сложных форм передачи бизнес-процессов. Тем более, что речь идет о самом сокровенном для любого предпринимателя – о деньгах.

Вместе с тем только за 2015 г. объемы аутсорсинга в сфере бухгалтерского обслуживания в России выросли от 5 до 15 %. Получается, что постепенно этот тренд прокладывает себе дорогу в нашей стране.

Согласно данным Американской ассоциации управления, за 1997 год 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций.

Аутсорсинг от A до Z

В основу качественного аутсорсинга можно положить пять принципов:

Прежде чем приступить к активным поискам подрядчика, решите для себя, что вы хотите получить? Аутсорсинг бухгалтерских услуг не разовая акция, а серьезный стратегический шаг. Не стоит совершать опрометчивых движений только по дружескому совету или подчиняясь сиюминутному порыву. Если вы хотите застраховать себя от проблем с надзорными органами, но сами при этом не готовы полностью соответствовать текущему законодательству, то стоит еще раз взвесить все за и против.

Обозначьте для себя, какого результата хотите добиться от сотрудничества. Важно, чтобы аутсорсер понял и смог обеспечить реализацию выбранной стратегии. Учитывая большое количество факторов, в начале работы могут возникнуть определенные сложности, которые должны решать обе стороны исходя из первоначально определенных приоритетов.

Вот лишь некоторые из возможностей, которые может дать передача бухгалтерских функций:

  • защита от ошибок штатного персонала;
  • контроль применения денежных, человеческих и материальных ресурсов фирмы;
  • внедрение электронного документооборота;
  • расчет налоговой базы всех форм;
  • обеспечение безопасности расчетов;
  • подготовка и передача отчетности в ИФНС;
  • подготовка и передача отчета по зарплате в налоговые органы, пенсионный фонд и фонд социального страхования.

Перечень может быть продолжен, но не факт, что вам потребуются все преимущества сразу – четко обрисуйте границы своих запросов.

При поиске и выборе компании-аутсорсера можно ориентироваться на несколько позиций.

Компании этой отрасли чаще всего ищут клиентов за счет продвижения в интернете. Посмотрите сайт компании, корпоративный блог и страницы в социальных сетях. Насколько активно компания ведет себя в сети? Отвечает ли на комментарии, как негативные, так и позитивные? Вовлекает ли аудиторию, чтобы заинтересовать своей работой?

Если вы работаете в какой-то специфичной отрасли, например, торговле или оказываете медицинские услуги, то наличие у компании опыта обслуживания подобных клиентов хорошее преимущество, на которое стоит обратить внимание.

  • Мнения реальных клиентов.

Не постесняйтесь связаться с кем-то из реальных клиентов и обсудить, насколько они довольны сотрудничеством с действующим подрядчиком.

Все ваши требования и условия будут прописаны и зафиксированы на бумаге, и всегда велик соблазн переложить всю вину и ответственность на подрядчика, но учтите – этот простой путь далеко не самый эффективный. Компания-аутсорсер в свою очередь будет пристально смотреть на вашу компетентность, чтобы понять насколько она сможет справиться со своими обязанностями.

Читайте так же:  Черный пиар - способ уничтожить конкурентов

Ответственность понятие обоюдное: если вы или ваши сотрудники не имеете привычки хранить необходимые первичные документы, то никто не спасет вас от собственной халатности.

Среди объективных трудностей при составлении договора на первом месте отсутствие нормативной базы. Руководствоваться придется общероссийским законодательством, так что читайте каждый пункт и не стесняйтесь спрашивать и консультироваться. А заключив соглашение, регулярно проверяйте состояние документов и предоставляемых отчетов.

Изучив разные отзывы о бухгалтерии на аутсорсинге, можно заключить, что российские предприниматели зачастую делают выводы, не имея опыта сотрудничества с компаниями этой сферы. Однако не стоит сгущать краски. На данный момент это довольно развитая ниша бизнес-услуг, так же, как юриспруденция или деловые консультации: компании, которые не станут прибегать к аутсорсингу только из-за того, что таково последнее увлечение топ-менеджмента, смогут превратить его в эффективный инструмент.

Впервые опубликовано на ipinform.ru

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

Аутстаффинг и аутсорсинг персонала – возможность оптимизации рабочего процесса

Аутсорcинг персонала, как и аутстаффинг – реальная возможность подобрать опытный персонал без труда и лишних затрат.

Ведущие аутсорсинговые компании работают в различных направлениях:

  • производство;
  • гостиничный бизнес;
  • предприятия общественного питания;
  • торговые сети;
  • склады и распределительные центры.

Подробнее о предложениях.

Аутсорcинговые услуги незаменимы для поиска временных сотрудников и клинингового персонала.

Аутстаффинг поможет организации сконцентрироваться на ее основном направлении деятельности. Непрофильный же персонал – в полном распоряжении компании-подрядчика.

Надежные фирмы-аутсорсеры подбирают персонал, учитывая индивидуальные пожелания клиента и исходя из специфики его бизнеса.

В любой компании самым ценным из ресурсов является кадровый. Однако набор постоянного штата связан с определенными сложностями. Сформировать штат, не потратив лишних денег и времени, можно при помощи аутстаффинга и аутсорсинга персонала.

Аутсорсинг персонала

Для России аутсорсинг персонала – относительно новое явление в кадровой политике, хотя на Западе оно сформировалось очень давно.

Слово «аутсорсинг» происходит от английского «out sourcing» – «внешний источник». Аутсорсинг персонала – это передача организацией функций, связанных с кадровым делопроизводством, компании-подрядчику, занимающейся подбором и наймом персонала на временной или постоянной основе. Чаще всего такие деловые отношения носят длительный характер.

Когда без него не обойтись

Нередко к компаниям, предоставляющим услуги аутсорсинга персонала, обращаются в случае, когда необходимо подобрать команду для краткосрочного или одноразового проекта, для выполнения сезонных работ или когда нет возможности или желания значительно увеличивать штат. Аутсорсинг временного персонала – оптимальный выход и в том случае, если требуется подменить сотрудника, который ушел в длительный отпуск или находится на больничном. Однако, в первую очередь, аутсорсинг персонала рассматривается как возможность передачи аутсорсеру функций по подбору и найму персонала на долгосрочной основе. Среди компаний, заинтересованных в подобной услуге, заводы, супермаркеты, торгово-развлекательные центры, предприятия общепита, отели, склады и др.

Кадровый потенциал аутсорсинга

Сегодня отдать на аутсорсинг можно практически любые функции. При этом чаще всего в компании, предоставляющие услуги аутсорсинга персонала, обращаются в случаях, когда требуются:

  • юристы и бухгалтеры;
  • специалисты в сфере IT;
  • водители, курьеры, грузчики, кладовщики;
  • специалисты в сфере клининга,
  • секретари и офис-менеджеры;
  • кадровые работники;
  • переводчики;
  • рабочие (например, слесари или сантехники).

Преимущества

Аутсорсинг персонала очень удобен и выгоден – иначе этот сервис не завоевал бы такой популярности в США, стране, где ведение бизнеса превращено в высокое искусство.

Аутсорсинг второстепенных функций фирмы позволяет сосредоточиться на выполнении действительно важных задач, не тратя времени и сил на посторонние дела.

Обращаясь к аутсорсеру, компания избавляет себя от необходимости искать, набирать и обучать сотрудников, постоянно контролировать и следить за качеством их работы – все эти обязанности берет на себя аутсорсинговая фирма, заказчик только обозначает задачу.

Кроме того, аутсорсинг персонала – это еще и значительная экономия денег. Поскольку «арендованные» сотрудники не состоят в штате компании-заказчика, им не нужно платить отпускные и премии, обеспечивать соцпакет и предоставлять все те привилегии, которыми обладают штатные сотрудники. В отношении этих временных работников компания не несет никакой ответственности. Сберегая время и деньги, вы стимулируете развитие своего бизнеса.

Стоимость услуг кадрового аутсорсинга зависит от специализации и квалификации сотрудников, от срока временного найма, продолжительности рабочего дня и количества требуемых работников, а в некоторых случаях – даже от гражданства и внешности. В среднем аутсорсинг одного высококвалифицированного сотрудника обходится в 1000-2500 рублей в день или 150-250 рублей в час, но точно рассчитать эту цифру можно лишь при личном обращении в аутсорсинговую компанию.

Аутстаффинг

Многие полагают, что аутстаффинг и аутсорсинг персонала – это одно и то же. На самом деле между этими понятиями есть значительная разница. Аутстаффинг – это выведение работников за штат. При этом сотрудники не числятся официально в компании, но продолжают трудиться на своих местах и под контролем штатных менеджеров, получают зарплату, определенную руководством этой оргнизации. А компания-провайдер, принявшая этих работников, за определенную плату ведет всю документацию, как бухгалтерскую, так и кадровую, а также платит налоги.

Почему аутстаффинг – это выгодно?

Перспективность аутстаффинга обоснована его выгодностью – это легальный способ снизить налоги и сократить объем функций администрации и бухгалтерии. Все вопросы и споры по трудоустройству решает компания-аутстаффер.

Аутстаффинг очень удобен для организаций, использующих упрощенную систему налогообложения, при которой количество штатных сотрудников ограничено.

По закону такие фирмы не могут содержать в штате более 100 человек, при этом количество работников-аутстафферов не лимитировано. Выводя сотрудников за штат, такие компании могут пользоваться всеми преимуществами упрощенной системы налогообложения даже тогда, когда фактическое количество работников будет больше положенного.

Цена аутстаффинга, как и цена аутсорсинга, всегда высчитывается индивидуально и может заметно варьироваться в зависимости от количества и квалификации работников, однако стоимость на одного работника редко превышает 3000 рублей в месяц.

Читайте так же:  Как стать фермером с нуля субсидии от государства

Юридические аспекты

С точки зрения гражданского права, договор аутстаффинга – это договор оказания услуг, и он должен регулироваться положениями главы 39 Гражданского кодекса РФ о возмездном оказании услуг. В договоре должны быть указаны услуги, которые исполнитель, то есть компания-провайдер, обязуется оказать силами своего работника. Одновременно между провайдером и работником заключается трудовой договор, в котором провайдер выступает как работодатель. При этом работник, согласно трудовому договору, должен выполнять трудовую функцию за своего работодателя у другого хозяйствующего субъекта – заказчика. При аутсорсинге с исполнителем заключается договор подряда.

Исполнение договора о предоставлении персонала подтверждается периодически оформляемыми провайдером и заказчиком актами, в которых фиксируются факт предоставления работников и отработанное ими за отчетный период рабочее время. При этом между заказчиком и работником никаких юридических документов не оформляется, так как фактическим работодателем является провайдер.

Где заказать услуги аутстаффинга и аутсорсинга персонала?

Самое сложное при аутстаффинге и аутсорсинге персонала – найти надежную компанию-провайдера. Рекомендуем обратить внимание на компанию «Ваш персонал», успешно работающую в данной сфере не первый год и готовую помочь с предоставлением наемных работников и выведением сотрудников за штат. Филиалы агентства расположены в 33 регионах страны, поэтому услугами компании можно воспользоваться не только в Москве, но и в любом крупном городе страны. Продолжительный опыт работы с 60-ю крупными клиентами (в числе которых торговые сети METRO, IKEA, Concept Club и друге) позволяет «Вашему персоналу» справляться с любыми сложностями и находить решение даже в самых непростых ситуациях. Компания предоставляет сотрудников для торговых сетей, отелей, складов, логистических компаний, предприятий общепита. В отличие от многих других агентств, «Ваш персонал» работает преимущественно с обладателями российского гражданства.

Записки Доброго Бухгалтера

Мы можем сделать Ваши кадры и зарплату проще. Узнай больше на www.ucmsgroup.ru.

Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг? 4 шага к успеху

Перевод отдельных бизнес-процессов на аутсорсинг становится в России все более и более востребованным. Особенно остро в связи с этим встает вопрос о типичных ошибках, которые допускают клиенты во взаимодействии со своими провайдерами. Основываясь на нашем многолетнем опыте работы, мы выделили наиболее распространенные из таких ошибок и составили пошаговую инструкцию, которая поможет их избежать.

Экономика должна быть экономной

Именно этим постулатом руководствуются многие клиенты при переходе на аутсорсинговую модель ведения бизнеса. Соответственно, их целью становится сэкономить как можно больше, довольно часто – любой ценой. И эта цена, с учетом репутационных и фискальных рисков, в итоге, регулярно оказывается выше, чем сама выгода от перехода на аутсорсинг. «Скупой платит дважды» – банальная, но верная формула.

Ошибка №1: поверхностная оценка финансовой выгоды.

Почему она возникает: переход на аутсорсинг воспринимается исключительно как способ сократить расходы.

Решение: перед переходом на аутсорсинговую модель тщательно просчитать все плюсы и минусы данного шага для вашего бизнеса. Если встречаете расценки, которые существенно ниже рынка, выясняйте, почему поставщиком предложена столь «привлекательная» стоимость. Необходимо искать оптимальное решение по соотношению цена-качество, стремясь не только сократить издержки, но и повысить качество выполнения делегируемой работы.

Обещать не значит жениться

Самым ответственным моментом, влияющим на успех всего предприятия, является выбор провайдера. Как не допустить ошибку, принимая столь важное решение? При определении кандидата, попробуйте примерить на себя роль отца несовершеннолетней дочери, которую позвал в кино незнакомый вам молодой человек. Вы должны знать о нем все.

Видео (кликните для воспроизведения).

Ошибка №2: неверный выбор провайдера.

Почему она возникает: недостаточно тщательное изучение рынка в целом и каждого конкретного поставщика в отдельности.

Решение: составьте необходимый минимум требований, которым должен соответствовать ваш потенциальный партнер. В первую очередь, стоит обратить внимание на репутацию провайдера: время работы на рынке, пул клиентов, их отзывы. Затем потребуется заглянуть на его «внутреннюю кухню»: уровень квалификации специалистов, их штат, наличие официального действующего офиса, отлаженный механизм обратной связи с потенциальными партнерами, оперативное реагирование в кризисных ситуациях. Наконец, нужно четко соотнести возможности и предложения провайдера со своими потребностями: если вы передаете на аутсорсинг, например, бухгалтерский учет, то проанализируйте, какой подрядчик больше вам подойдет, исходя из специфики бизнеса. По текущим отраслевым стандартам, на одного расчетчика в среднем приходится 600-800 расчетных листов. Соответственно, если у вас в штате несколько сотен человек, то вам нужен провайдер с двумя-тремя десятками расчетчиков, ведь вы не единственный клиент, с которым он работает. Если вы планируете расширять свой бизнес, заложите это в расчеты: провайдер должен обладать запасом ресурсов, чтобы в случае, если вы решите увеличить штат, вам не пришлось бы менять поставщика.

Уговор дороже денег…

…а в данном случае он им полностью эквивалентен. Может произойти так, что провайдер, который, казалось, отвечал всем требованиям, при сдаче работы не оправдал ваших ожиданий. Как сделать так, чтобы «карета не превратилась в тыкву»?

Ошибка №3: неверно составленный договор.

Почему: вы решили, что стандартный договор об аутсорсинге вам подходит, «ведь там уже все должно быть предусмотрено».

Решение: договор – это «Magna Carta» вашего взаимодействия с поставщиком. Здесь должно быть предусмотрено буквально все. Максимально подробный контракт позволит регламентировать все сложные аспекты сотрудничества. Чем больше внимания и времени вы уделите грамотному составлению договора, тем меньше времени потратите впоследствии на разрешение тех или иных затруднений, которые неизбежно будут возникать в ходе рабочего процесса.

При составлении договора стоит руководствоваться следующими правилами:

На этапе обсуждения договора крайне важно найти общий язык с провайдером – вы должны быть уверены, что у него сложилось предельно точное понимание ваших целей и задач.

Заранее оговорите результаты, которые вы хотите получить, и отразите это в договоре.

Используйте смешанные договоры при комплексном обслуживании.

Четко фиксируйте сферы ответственности в контракте. Необходимо обозначить ответственных лиц по каждой из задач.

В дополнение к договору подпишите соглашение об уровне оказания сервиса (SLA), в котором будут подробно регламентированы все аспекты взаимодействия с провайдером, а также принципы оценки эффективности его работы. Подробнее об этом прочитайте в нашей статье, рассказывающей о том, как правильно использовать SLA.

Читайте так же:  Как найти спонсора для своего бизнеса

Время – деньги

Теперь, когда все основные вопросы решены, важно не допустить последней ошибки, одной из самых распространенных: слишком торопливого внедрения новой модели ведения бизнеса. Чтобы этого не допустить, руководствуйтесь известным китайским лозунгом: «Три года упорного труда – и десять тысяч лет счастья».

Ошибка №4: спешка. При переходе на аутсорсинговую модель сокращение штата происходит раньше времени.

Почему она возникает: вы хотите выиграть время, потому что «время – деньги». Однако эта формула не всегда работает.

Решение: необходимо выполнять все условия, которые обеспечат мягкий переход на аутсорсинговую систему. Ваши действия должны быть четко распланированы. Нужно обновить должностные инструкции, предоставить сотрудникам все необходимые сведения о переходе на новый формат работы, заблаговременно обсудить варианты дальнейшей работы или предоставления компенсаций с теми, чьи должности упраздняются из-за перевода бизнес-процесса на аутсорсинг.

Следуя этим простым рекомендациям вы сможете обеспечить эффективный перевод любого процесса на аутсорсинг. Очень важно помнить, что даже когда аутсорсинг уже успешно заработал, работа в этом направлении не заканчивается. Конечно, вместе с задачами вы делегируете и ответственность, но основная ее часть, «итоговый продукт» — успешная жизнедеятельность компании, все равно лежит на вас. Потому необходимо контролировать своего провайдера и сохранять необходимую управляемость делегированного процесса. В частности, вам понадобится сотрудник, который сможет координировать аутсорсинговый проект и проверять работу провайдера по итогам каждого отчетного периода. Этот этап не менее важен, чем построение аутсорсингового взаимодействия: ведь сохранить и закрепить результат всегда сложнее, чем его добиться.

Аутсорсинг вместе с бухгалтером, а не вместо него

Что «тормозит» бухгалтерию?

Иногда можно услышать мнение, что бухгалтерия работает напряженно всего несколько дней в месяц. Это, конечно, не так – все ее сотрудники постоянно заняты делом. И задача главного бухгалтера, особенно в кризисные периоды, организовать работу так, чтобы при оптимальном штате бухгалтерия работала бесперебойно и безошибочно, как часы (и стоила при этом разумных денег для компании).

При самостоятельном ведении всех без исключения участков бухучета это сделать непросто. Изучение последних изменений в законодательстве, выполнение рутинных операций, обучение и общение с проверяющими органами отнимают у бухгалтеров большое количество времени.

В качестве одного из возможных способов высвободить время и перераспределить людские ресурсы компании используют аутсорсинг рутинных участков бухгалтерского учета. На аутсорсинг, как правило, передают расчеты с поставщиками, банковские и кассовые операции, обработку авансовых отчетов, подготовку управленческой и иной корпоративной отчетности (в т.ч. по МСФО), расчет зарплаты.

По контракту аутсорсер обязан своевременно готовить и сдавать все необходимые отчеты, считать зарплату. Обычно он также берет на себя взаимодействие с фондами и налоговой.

Аутсорсинговая модель удобна еще и тем, что при росте объема работ не требуется увеличивать штат, приобретать дополнительные лицензии и оборудовать новые рабочие места. К тому же уменьшение общей численности персонала в компании может снижать стоимость аутсорсинга (например, стоимость аутсорсинга расчета зарплаты, которая формируется по числу расчетных листков).

Быть «в курсе» законодательства

Российское трудовое и налоговое законодательство в последние годы обновляется с завидной регулярностью, требования к ведению учета и отчетности постоянно меняются, а проверяющие органы становятся суровее и пристрастнее.

Бухгалтерам приходится тратить все больше времени и сил на отслеживание изменений в законах и изучение принципов их применения. С последним особенно непросто, ведь новые правила и нормы часто бывают то «сырыми», то противоречивыми. Мероприятия, посвященные их рассмотрению и разъяснению, традиционно собирают тысячи бухгалтеров. Они отвлекаются от своих задач, тратят рабочее время и бюджет подразделения на получение комментариев экспертов. Однако все это не страхует от ошибок, ведь эксперты не несут никакой официальной ответственности за рекомендации, которые дают во время выступлений.

В случае если бухгалтерский учет или отдельные его участки передаются на аутсорсинг, от рисков, связанных с ошибками и штрафами, можно защититься. По договору об оказании аутсорсинговых услуг всю ответственность за правильность ведения учета, начисление зарплаты и пр. официально несет поставщик услуги. Он же предоставляет разъяснения в налоговые органы, сопровождает проверки и контактирует со всеми надзорными инстанциями от лица вашей компании. «Головная боль» бухгалтера становится «головной болью» провайдера аутсорсинга, с которой он успешно справляется, имея большой опыт и высококвалифицированных бухгалтеров и юристов в штате. Эти специалисты сами связываются с регуляторами для получения официальных разъяснений, сами ищут лучшие способы применения законодательных норм, проходят курсы повышения квалификации и следят за обновлением программного обеспечения. Все это главный бухгалтер делегирует провайдеру, который несет ответственность за качество и своевременность выполнения работ на переданном ему участке.

Разграничение и страхование ответственности

Объем и условия финансовой ответственности провайдера — один из главных пунктов аутсорсингового контракта. Как правило, в нем прописано, что заказчик отвечает за достоверность передаваемой провайдеру исходной информации, на основании которой ведется расчет и готовится отчетность, а также за предоставление актуальных алгоритмов расчета премий, бонусов и пр. Аутсорсер же несет полную ответственность за правильность расчетов и корректность сформированной отчетности.

Мы настроятельно рекомендуем прописывать в договоре порядок применения штрафных санкций при обнаружении ошибок в расчетах. Обычно договариваются о том, что при выявлении ошибки по вине аутсорсера, он делает перерасчет, а если клиент понес убытки, то и компенсирует их. Когда ошибается заказчик, предоставив неверные данные, провайдер вносит исправления и делает перерасчет. Если ошибку обнаружила налоговая инспекция, сначала выясняется, кто ее допустил, а затем «запускается» вышеописанный алгоритм.

Не секрет, что с каждым годом ошибки в бухучете обходятся компаниям все дороже, ведь суммы штрафов растут. Компаниям, передавшим участки бухгалтерии на аутсорсинг, это не страшно, ведь любой серьезный провайдер аутсорсинга имеет страховку профессиональных рисков. Она покрывает весь понесенный по его вине документально подтвержденный ущерб (оплаченные штрафы, пени и пр.). Некоторые аутсорсеры ограничивают свою ответственность по договору страхования. Например, размером трехмесячной выручки на проекте.

К этому можно относиться по-разному. С одной стороны, если провайдер не из числа лидеров имеет неограниченную сумму покрытия ущерба, он серьезно рискует сам и подвергает риску своих клиентов. С другой стороны, при рассмотрении исков о возмещении ущерба, судьи часто руководствуются принципом соразмерности выручки аутсорсера по контракту и убытка, понесенного заказчиком по его вине. Так что присужденная сумма компенсации вряд ли будет в разы больше заработка аутсорсинговой компании на конкретном проекте. В любом случае при выборе провайдера мы советуем обращать внимание на наличие у него страховки, репутацию компании-страховщика, размер страхового покрытия, порядок и сроки выплаты возмещения.

Читайте так же:  Венчурное финансирование инвестиционных проектов

Сохранение конфиденциальности информации

Бытует мнение, что использование аутсорсинга учетных функций чревато утечкой конфиденциальной информации. Если разобраться, сотрудничество с компетентным провайдером, напротив, повышает сохранность персональных данных сотрудников

и сведений о положении дел в компании. Посмотрим, почему это происходит.

Во-первых, компетентный аутсорсер хранит данные в собственном надежном дата-центре и передает их по защищенным каналам связи.

Во-вторых, он заинтересован в предотвращении утечки данных, ведь давно работающие на рынке аутсорсинговые компании очень дорожат своей репутацией, и негативные отзывы клиентов им ни к чему. Поэтому у провайдера отсутствуют мотивы разглашать сведения о зарплатах в вашей компании, чего не скажешь о штатных работниках, нередко замешанных в разных внутрикорпоративных интригах.

Кстати, многие наши клиенты называют необходимость соблюдения полной конфиденциальности информации в качестве одной из главных причин перехода на аутсорсинг. Ведь в таком случае лишь одно должностное лицо в организации владеет данными о размере и условиях выплат сотрудникам.

Аутсорсинг в помощь

Аутсорсинговая модель прочно вошла в мировую практику как способ сфокусироваться на ключевых, прибылеобразующих процессах путем передачи непрофильных рутинных операций профессиональному провайдеру. Аутсорсинг позволяет оптимально выстроить бизнес-процессы, до которых у компании не всегда доходят руки. Однако для его успешного использования важно иметь максимально четкое описание процесса, который делегируется аутсорсинговой компании.

Расчет зарплаты, отдельные участки бухучета и ведение кадрового делопроизводства передают на аутсорсинг наиболее часто. Не только из-за их рутинного характера, но и из-за сложности и трудозатратности ведения. Как показывают опросы, учетные функции в России «аутсорсит» каждая вторая зарубежная и каждая четвертая отечественная компания («Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», Headhunter). При этом аутсорсинговый контракт не означает отказа от штатных специалистов. Он вполне может гармонично помогать бухгалтерии, позволяя с максимальной пользой для компании перераспределить рабочее время и обязанности бухгалтеров, снизить количество ошибок в периоды пиковой загрузки, повысить конфиденциальность и своевременность выполнения поставленных задач.

Научитесь составлять управленческую отчетность в нашем новом онлайн-курсе. Собственники готовы платить за управленческие отчеты больше, чем за налоговые. Дадим алгоритм настройки отчетов и покажем, как встроить их в ваш повседневный учет.

Обучение дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь на курс «Все про управленческий учет: для бухгалтера, директора и ИП». Пока за 3500 вместо 6000 руб.

Записки Доброго Бухгалтера

Мы можем сделать Ваши кадры и зарплату проще. Узнай больше на www.ucmsgroup.ru.

Основные ошибки при переходе на аутсорсинг и как их избежать

Все больше компаний в России решается на то, чтобы передать часть своих непрофильных функций на аутсорсинг. Многие довольны своим выбором и долго сотрудничают с провайдером, но есть и те, кто рассказывает о негативном опыте. Анализ таких неудачных случаев показывает, что их можно было бы избежать, если бы не однотипные ошибки при передаче функционала на аутсорсинг.

1. Не договорились о терминах

С любым контрагентом надо быть на одной волне и в одном понятийном поле. С провайдером услуг – особенно, т.к. беря на себя часть ваших функций, он, некоторым образом, становится и частью вашей компании. Поэтому очень важно убедиться, что вы понимаете друг друга, тем более, если раньше вам не приходилось сталкиваться с аутсорсингом.
Не постесняйтесь и не поленитесь обсудить все детали, убедитесь, что вы правильно понимаете друг друга и условия договора. Задайте все вопросы – что, как, почему и когда. Если полагаете необходимым – меняйте условия договора на такие, которые подходят для конкретной вашей ситуации.
(Подробнее об особенностях договора с аутсорсинговой компанией можно почитать тут)

2. Ошиблись в расчетах

Некоторые организации переходят на аутсорсинг с одной целью – сэкономить. Часто их ждет разочарование – дело в том, что качественные услуги по аутсорсингу не дадут вам прямой ощутимой экономии. Хотя надо признать, определенное снижение издержек вы увидите за счет того, что у провайдера все процессы стандартизированы и оптимизированы, а у вас сократится количество рабочих мест со всеми их расходами. Кроме того, если услуги не будут оказаны качественно, и вас оштрафуют проверяющие органы, вы сможете компенсировать суммы штрафов.
Но все-таки на сильное снижение реальных затрат рассчитывать не стоит, да это и не главная задача аутсорсинга. Прежде всего, аутсорсинг позволяет получить высококвалифицированные услуги, доступ к новейшим практикам и гарантию безопасности. Поэтому при передаче непрофильных функций провайдеру делайте акцент не на экономии, а на других плюсах, которые дает аутсорсинг, иначе в погоне за дешевизной можно сильно потерять в качестве.
(Подробнее о сильных сторонах аутсорсинга можно почитать тут)

3. Не разграничили сферы

Довольно распространенная ошибка в начале сотрудничества с провайдером – это непонимание зон и сферы ответственности. Одни компании начинают постоянно контролировать выполнение переданных функций, другие, наоборот, начинают жить по принципу «отдал – и забыл».
Оба эти крайние варианта вредны. С одной стороны, аутсорсинг как раз тот инструмент, который позволяет делегировать функционал и не заботиться о непрофильных направлениях в компании, направить все силы на развитие бизнеса. Этим надо пользоваться, а не превращать сотрудничество с провайдером в поиск его ошибок. Просто на этапе выбора провайдера внимательнее отнеситесь к этому шагу и подписывайте договор с той аутсорсинговой компанией, которой вы будете доверять.
При этом не нужно уходить и в другую крайность – передать функционал и больше о нем не вспоминать. Так или иначе, но провайдер просто не сможет выполнить многие свои обязательства без определенного участия с вашей стороны.

4. Не наладили работу с провайдером

Этот пункт тесно связан с предыдущим. Грамотно налаженные рабочие контакты с аутсорсинговой компанией – это залог долгого и приятного взаимодействия. Не пренебрегайте этим этапом, обязательно потратьте время в самом начале сотрудничества на то, чтобы организовать со своей стороны необходимые процессы.
(Подробнее почитать про организацию работы с аутсорсинговой компанией можно тут)

Читайте так же:  Как выгодно купить автомобиль в кредит - все способы и практические советы

5. Погнались за модой

К сожалению, бывает и такое. Если все ваши контрагенты передали те или иные свои функции на аутсорсинг, то возникает ощущение, что вам тоже надо срочно все передать. Лучше всего в этот момент не спешить, а подумать – какой именно непрофильный функционал из вашей копании будет выгоднее передать провайдеру, в каком объеме это сделать, какая аутсорсинговая компания подойдет именно вам с учетом особенностей и размера вашего бизнеса.
Вполне вероятно, что в итоге вы примете решение о передачи функций провайдеру, но совсем не тех, которые передал ваш клиент или заказчик. Да и провайдера, возможно, выберете другого – например, с бо́льшими возможностями, т.к. планируете расширение бизнеса.
В целом, надо признать, при переходе на аутсорсинг главное – не спешить, внимательно отнестись к выбору провайдера и тексту договора, четко понять, что именно вы хотите получить в итоге и грамотно выстроить работу с аутсорсинговой компанией. Тогда это сотрудничество принесет вам ожидаемые положительные результаты.

Записки Доброго Бухгалтера

Мы можем сделать Ваши кадры и зарплату проще. Узнай больше на www.ucmsgroup.ru.

Как избежать некачественного аутсорсинга? 7 базовых правил

В зависимости от того, как будут построены взаимоотношения с поставщиком услуг, аутсорсинг может принести компании серьезные преимущества или создать новые проблемы. И дело здесь совсем не в сложности процедур или особенном подходе. Просто некоторые компании могут обеспечить нужное вам качество работ, а некоторые – нет. Сегодня мы расскажем, каких правил нужно придерживаться, чтобы для вас аутсорсинг был действительно выгодным и удобным.

Правило №1. Аудит обязателен

Перед тем как приступить к передаче тех или иных функций на аутсорсинг, необходимо провести полный аудит существующих в компании процессов, проанализировать итоги прошлых периодов и составить понимание происходящих тенденций. Например, если мы говорим о комплексном обслуживании в сфере бухучета, именно анализ состояния бухгалтерии поможет разобраться, какие услуги вам нужны сегодня, что нужно будет завтра, и как избежать претензий со стороны контролирующих органов. И даже самый профессиональный подрядчик сможет предоставить вам качественный аутсорсинг, только если для этого будет сформирована надежная база проверенной и достоверной информации.

Правило №2. Берите с запасом

Бизнес имеет свойство развиваться и расширяться, к тому же могут возникать дополнительные задачи, на которые нужно выделять отдельные ресурсы. Предположим, что вы обратились к небольшой аутсорсинговой компании, у которой на данном этапе хватает ресурсов для оказания всех необходимых вам услуг, но при этом оказываются задействованы все квалифицированные кадры. Соответственно, при сокращении штата вашего партнера, а также в случае роста запросов со стороны вашей организации или других клиентов аутсросера возможно падение качества услуг. Избежать этого можно, убедившись, что уже сегодня ваш потенциальный подрядчик может справиться с 1,5-2 раза большей нагрузкой, чем вам требуется.

Правило №3. Отдавайте предпочтение технологиям

Основу любых процессов в современном мире составляют информационные технологии. Именно поэтому более высокая степень автоматизации обеспечивает повышенное качество оказания услуг. Начиная сотрудничество с аутсорсинговой компанией, проверяйте, какие программные средства они используют, имеется ли у них практика предоставления доступа к интеллектуальным системам мониторинга, через которые вы сможете контролировать выполнение работ по вашему заказу. И если вам нужно, чтобы расчет зарплаты или другие процессы велись в определенной информационной системе, выбирайте именно того подрядчика, который изначально работает именно в ней. Это позволит избежать необходимости в согласовании форматов.

Правило №4. Внимательно читайте договор

Все тонкости сотрудничества должны быть отражены в договоре. И параметры качества – не исключение. Увы, в России заказчики нередко жалуются, что их обманули и заставили подписать неудобный договор. Конечно, необдуманное начало сотрудничества может привести к потере качества сервиса, ведь в договоре могут быть прописаны совсем иные параметры, чем требуются вам для эффективной работы. Так что иногда избежать некачественного аутсорсинга можно просто тщательно поработав над контрактом совместно с подрядчиком.

[1]

Правило №5. Фиксируйте сферы ответственности

Если у вас имеются критические параметры, исполнение которых для вас первоочередно, например, дата начисления зарплаты или своевременная сдача отчетов в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы, необходимо разделить риски, и переложить на исполнителя ответственность за те задачи, которыми занимается именно он. В частности финансовая заинтересованность и четко сформулированные параметры обслуживания (SLA) помогают стимулировать поставщика услуг к более качественной работе, причем по вашим критериям. Аутсорсер должен брать на себя решение конкретных задач и самостоятельно отвечать за их качество.

[3]

Правило №6. Проверяйте репутацию

Впрочем, перед началом сотрудничества обязательно нужно проверить компетентность подрядчика как такового. Для этого можно изучить отзывы о его работе в интернете, поговорить с существующими клиентами и даже посмотреть, что пишут о нем в социальных сетях. Современный интернет предоставляет практически неограниченные возможности для выявления реальной репутации, которая поможет вам судить о качестве бизнес-практики будущего партнера. И если информация окажется неудовлетворительной, такого сотрудничества лучше избежать.

Правило №7. Не забывайте о людях

Видео (кликните для воспроизведения).

Наконец, нельзя забывать и о людях, которые работают в вашей компании. Например, при аутсорсинге бухгалтерии нередко сохраняется должность главбуха, для которого нужно создать комфортные условия для работы. Вообще человек, отвечающий за взаимодействие с поставщиком аутсорсинга, должен быть заинтересован в этом процессе. Тогда сам интерфейс общения с компанией будет более качественным и надежным.

Источники


  1. Наумов, С.Г. Доверенность: часто задаваемые вопросы, образцы документов; М.: Юрайт, 2011. — 169 c.

  2. ред. Кофанов, Л.Л. Институции Юстиниана; М.: Зерцало, 2013. — 400 c.

  3. Бадинтер, Робер Смертная казнь. Отмена смертной казни; М.: Nota Bene, 2012. — 416 c.
Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here