Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге

Полезная информация по теме: "Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге" с важными комментариями. Здесь собрана все денные по теме и сделаны выводы. Если вы не согласны с ними или есть вопросы, то для разъяснения вы всегда можете связаться с нашим дежурным специалистом.

Кассовые операции

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ):

  • для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

[1]

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У ). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У ).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 ).

Кассовые операции: кто подписывает документы

Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
  • соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Читайте так же:  Профессия, которой учатся всю жизнь, или сколько зарабатывает повар

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  • соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

[2]

  • подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
  • записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
  • сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
  • проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

  • соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга обособленного подразделения

Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания).

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Читайте так же:  Что делать, если банкомат не выдал деньги, но при этом списал их с пластиковой карты

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Выплата зарплаты через кассу

Важные моменты

Если в организации заработную плату выдают наличкой, то следует учитывать определенные нормативы. Так, срок выплаты заработной платы из кассы строго ограничен. Максимальный срок — пять рабочих дней. Однако руководство предприятия вправе сократить данный период. Такое решение придется закрепить в отдельном нормативном акте.

Порядок движения наличности регламентирован в отдельных Указаниях Центрального Банка России № 3210-У. Так, за нарушение положений по ведению кассовых операций компанию могут оштрафовать на солидную сумму (штрафы от 50 000 рублей), а также наложить санкции на осуществление деятельности.

Все операции с наличностью, в том числе и выплата зарплаты через кассу, должны быть оформлены соответствующей документацией, как первичной, так и учетной. Организация обязана определить, какие бланки будут использованы в оформлении кассовых операций. Допустимо использовать унифицированные бланки либо разработать собственные формы. Все бланки утвердите в учетной политике (в приложении) либо в отдельном распоряжении.

Порядок действий

Предлагаем пошаговую инструкцию, как правильно выдать заработную плату, чтобы не нарушить законодательство.

Шаг № 1. Оформляем документы на выдачу.

В зависимости от выбранного формата, бухгалтер должен заполнить платежную (форма Т-53) или расчетно-платежную ведомость (форма Т-49). Напомним, что документ имеет определенный срок действия, который утвержден руководителем компании. Но этот срок не может быть больше 5 дней, включая день получения наличности в банке. Ведомости должны быть подписаны главбухом и директором организации.

Шаг № 2. Выдаем деньги.

Выдача зарплаты из кассы в 2019 году — эта операция проводится кассиром учреждения. Если в компании нет такой должности, то деньги должен выдавать руководитель либо иной работник, назначенный соответствующим распоряжением руководства.

Работник, получив деньги в кассе, должен пересчитать получку, затем расписаться в ведомости, подтвердив факт получения.

Шаг № 3. Отмечаем неполученные суммы.

Если работник в течение отведенного срока не явился за получкой, то кассир обязан вернуть деньги. Так, в зарплатной ведомости напротив сотрудника, не получившего деньги, делается специальная отметка: «депонировано». Все не выданные зарплаты должны быть отражены в специальном реестре депонированных сумм.

Затем кассир подводит итоги в ведомости, подписывает документ.

Шаг № 4. Оформляем расходник.

На основании заполненной платежной или расчетно-платежной ведомости составляем расходный кассовый ордер. Отметим, что расходник оформляется один, то есть один документ на всю зарплатную ведомость.

Если зарплата выдается только одному работнику, то составлять зарплатную ведомость не нужно. Достаточно заполнить расходный кассовый ордер. Кассовый ордер должен быть подписан главбухом в любом случае.

Шаг № 5. Вносим сведения в кассовую книгу.

На основании расходного кассового ордера кассир регистрирует сведения в кассовой книге организации.

Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге

Деятельность любого субъекта хозяйствования связана с движением денежных средств, которые могут расходоваться на различные нужды. Одной из самых распространенных финансовых операций является выдача заработной платы работникам, которые работают на предприятии или в организации. В большинстве случаев это происходит с помощью банков, но законодательством также предусмотрен вариант, связанный с выдачей оплаты через кассу предприятия. Простыми словами работники субъекта хозяйственной деятельности получают свои заработанные деньги наличностью. Это происходит через кассовую книгу, поэтому о процессе выдачи заработной платы через кассовую книгу и пойдет речь.

Что такое кассовая книга

С появлением различных электронных платежей, кассовая книга немного отошла на второй план, поскольку большинство финансовых операций совершаются с помощью операционных программных систем. Но она не утеряла своих позиций. Само понятие кассовой книги, порядок ее заполнения и ведения регламентируют некоторые бухгалтерские инструкции, выданные Правительством Российской Федерации, а также различными уполномоченными финансовыми органами.

По своей сути, кассовая книга это бланк строгой отчетности, который имеет обязательные реквизиты для его заполнения, плюс к нему выдвигаются определенные требования в оформлении. Сюда записываются поступления, и внесение денежных средств, на счет субъектов финансовой деятельности, в том числе и индивидуальных предпринимателей, их выдача на различные нужды (заработная плата, командировки, и другое). Фактически кассовые книги заводятся на тех предприятиях, и у индивидуальных предпринимателей, у которых есть касса.
Кассовая книга относится к документации строгой отчетности, поэтому вестись должна надлежащим образом.

Какие операции могут проводиться по кассовым книгам

В тех организациях, где есть кассы, часть денежных средств поступает непосредственно в них. Поступившие деньги могут расходоваться для различных нужд, перечень которых четко установлен разными правилами. Согласно порядку ведения такой книги, все операции по приходу и расходу, с личными деньгами должны подтверждаться документально. Для этого существует приходный ордер кассовый (ПКО) и расходный ордер кассовый (РКО). Правила их ведения также регламентируются различными бухгалтерскими инструкциями. К ПКО и РКО, могут подкладываться и другие финансовые документы (заявления, ведомости), которые обосновывают поступления и выдачу денежных средств.
Перечень основных операций, которые можно проводить по кассовым книгам:

  • выдача заработной платы сотрудникам, отпускных, командировочных, больничных;
  • выдача средств на иные нужды работников, предусмотренные инструкциями субъекта хозяйственной деятельности;
  • принятие личных денег от работников и должностных лиц.

Порядок выдачи денег из кассы

Выдача финансов из кассы, также регламентируется специальными инструкциями, а ее порядок следующий. Прежде всего, составляется расходный кассовый ордер, к которому должны быть приложены документы, подтверждающие основание для выдачи. Например, ведомости, приказы, больничные листы. Естественно, что на таких сопроводительных бумагах, должны стоять подписи уполномоченных должностных лиц, либо к ним подложены доверенности, на право таких действий. В противном случае деньги выдаваться не должны.

В случае нарушения такого порядка, опять-таки наступают правовые последствия со стороны контролирующих органов в виде штрафных санкций.

Важно знать, что ПКО и РКО со всеми сопроводительными документами, в конце каждого операционного дня должны быть подколоты к книге, и оприходованы. В книге есть специальные вкладки, в которые вписывается общий расход и приход средств, на которых должна быть подпись кассира, главного бухгалтера, или другого должностного лица, имеющего право подписи. Кроме этого, в законодательных актах указано, что для каждой кассы, субъектом хозяйственной деятельности, должен быть установлен лимит денежных средств, которые могут находится в ней, к концу операционного дня. Если он не установлен, то считается, что на конец дня в ней должен быть ноль. При несоблюдении данных требований, на субъект хозяйственной деятельности, накладываются штрафные санкции.

Читайте так же:  Возможно ли увольнение на испытательном сроке беременной женщины

Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге

С учетом того, что не все работники могут иметь банковские карточки, по которым они получают зарплату, либо некоторые только устроились на работу, зарплата выдается по кассовой книге, через РКО. Основанием будет являться ведомость о получении, и приказ по предприятию. В ведомости указывается общая сумма заработной платы работника.

Порядок выдачи зарплаты будет следующий:

  • кассиру приносится специальная ведомость, в которой указывается общая сумма зарплаты работникам, и сумма, положенная каждому;
  • кассир выписывает расходный ордер, в котором указывает общую денежную сумму, которая подлежит выдаче в качестве заработной платы;
  • после этого, делается запись в соответствующей книге;
  • работник, которому необходимо выдать зарплату подходит к кассе, подтверждает свою личность, после чего ставит подпись в ведомости о получении зарплаты, и получает свою заработную плату;
  • после того, как все получили свои деньги, кассир обязан провести сверку по ведомостям, все ли работники пришли, и получили свою зарплату, если установится что некоторые не получили, то деньги, должны переводится назад в кассу, о чем составляются соответствующая приходная документация;
  • в конце операционного дня, кассир проверяет правильность оформления книги, ордеров, заполняет установленную отчетную документацию, и докладывает главному бухгалтеру;
  • бухгалтер проверяет правильность оформления всех документов по выдаче заработной платы, и также ставит свои подписи.

После каждого операционного дня, составляется контрольная ведомость, в которой указываются все движения (приход и расход) денег по кассе.

Оставшиеся средства либо остаются в кассе, либо должны быть внесены на банковский счет субъекта хозяйственной деятельности.

Порядок выдачи заработной платы лицам, которые выполняют работы по гражданско-правовому договору

Не все работники, или лица, которые выполняют работу для ИП, могут состоять с ним в трудовых отношениях. Бывают случаи, когда люди привлекаются для выполнения определенной временной работы (например, помощь в наладке оборудования, составлении отчета, оказания услуги), и для этого с ними составляется гражданско-правовой договор. В нем указывается, какую работу должен выполнить человек, и его зарплата за нее.

Подтверждением выполненной работы, и выдачи заработной платы, является акт о выполненных работах. Если на предприятии есть касса, то и соответственно зарплата такому лицу может быть выдана через нее. Процесс будет следующим:

  • кассиру подается ведомость, и приказ о выплате лицу заработной платы в конкретной денежной сумме;
  • кассир проверяет правильность документов, выписывает расходный кассовый ордер, и вносит соответствующую сумму в книгу;
  • лицо, которое получает зарплату, ставит свою подпись в специальной ведомости и получает деньги;
  • если ведомость есть, а за зарплатой никто не обратился, но ордер выписан, деньги придется оприходовать путем составления специального ордера (приходного), и делать запись в книге.

Санкции, которые накладываются за неправильное ведение кассовой книги

Как было указано выше, кассовая книга является документом строгой отчетности, и за ее неправильное ведение, на субъект хозяйственной деятельности могут быть наложены штрафные санкции. Это различные денежные штрафы, которые высчитываются контролирующими органами (налоговой инспекцией) по специальным методикам.

Кассовая книга является документом строгой финансовой отчетности, и имеет свои правила ведения. Их несоблюдения, могут привести к негативным последствиям, в виде наложения различных штрафных санкций, которые могут больно ударить по бюджету. Такая книга, также является выходом для оплаты заработанных средств, сотрудникам.

Правила оформления расходного кассового ордера на выплату заработной платы по ведомости – образец заполнения РКО

Юридические лица обязаны соблюдать ведение кассовой дисциплины.

Для этого требуется заполнение документации по приходу и расходу наличных средств в кассу организации.

Расходный кассовый ордер является документом первичной учетной документации, по нему осуществляется выдача денег, в том числе и заработной платы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Порядок заполнения РКО строго регламентирован, неточности в соблюдении норм влекут за собой санкции со стороны проверяющих органов.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Составление расходного кассового ордера форма КО-2

Вне зависимости от оснований выбытия наличных из кассы, их выдача осуществляется через расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (ОКУД 0310002).

Выплата заработной платы по ведомости требует последующего оформления РКО на общую выданную сумму денег из кассы.

Номер и дата составления кассового ордера указывается на бланке платежной или расчетно-платежной ведомости, на основании которой произведена выдача зарплаты.

Бланк РКО включает в себя сведения:

Получатель денежных средств самостоятельно вписывает полученную сумму прописью (копейки обозначаются цифрами), а в завершении расписывается.

Кассир организации записывает паспортные данные получателя или реквизиты другого документа, удостоверяющего личность. После передачи денежных средств кассир фиксирует данные о себе и проставляет роспись.

Данный документ можно составить отдельно на каждого сотрудника.

Сегодня печать предприятия, выдающего наличность, на расходном кассовом ордере не является обязательным реквизитом.

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, его печать на бланке РКО также не нужна.

Заполнение при выдаче зарплаты по ведомости

Выдавая зарплату через кассу специалистам предприятия по ведомости, в качестве получающего лица выступает кассир, а не сам работник.

В строке «получил» бланка РКО обозначаются данные кассира, основанием выступает выдача зарплаты трудящимся. Реквизиты платежной ведомости фиксируется в графе «приложение».

В получении денежных средств расписывается кассир, который и берет на себя ответственность за полученные деньги.

Вариант заполнения расходного кассового ордера на выдачу заработной платы сотрудникам по ведомости отличается от иного заполнения только основанием и тем, что получателем является кассир.

Читайте так же:  Как продать франшизу — инструкция по предпродажной подготовке и поиску покупателей

При оформлении РКО на выплату зарплаты необходимо придерживаться правил:

  • кассовый ордер ни на общую обозначенную в ведомости сумму, ни на уже выданные денежные средства по ведомости с начала периода ее действия не составляется;
  • в кассовую книгу не записываются ведомости (предназначенные для выдачи денежных средств, уже выданные).

В конце заключительного дня периода действия ведомости кассир проставляет на ней свою подпись, отмечает депонированные денежные средства, а затем передает сотрудникам бухгалтерии.

Бухгалтером осуществляется проверка предоставленного бланка, а после этого проставляется личная подпись.

Дата составления

Бланк РКО на выплату заработной платы выписывается только на определенный срок (один день). Денежные средства должны быть оформлены и получены на дату его составления.

В случае выявления несоответствия данного требования выписывается новый ордер, исправления даты в старом экземпляре не допустимы.

При выдаче денег по ведомости дата указывается на ее последней странице. Датой заполнения расходного ордера будет являться день закрытия ведомости (последняя дата выдачи зарплаты сотрудникам).

Скачать образец

Скачать пример оформления расходного кассового ордера при выдаче заработной платы по ведомости – excel.

Оформление при увольнении

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-435-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Процедура оформления выдачи наличных денежных средств из кассы – документы и проводки

Выдача (расходование) денег наличными на разрешенные цели является важным аспектом ведения хозяйственной кассы организации.

Общеобязательный порядок выдачи (расходования, выплаты) кассовой наличности регламентируется Указанием Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014. Основные положения содержатся в пункте 6 этого нормативно-правового документа.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Выполнение этих правил является обязательным для хозяйствующих субъектов, осуществляющих кассовые транзакции.

Несоблюдение установленных норм влечет наложение штрафов.

В каком порядке выдаются деньги?

Как правило, выдача или выплата наличных денежных средств из кассы производится организацией в следующих типичных ситуациях:

  • выплаты персоналу (зарплата, прочие выплаты);
  • предоставление определенным сотрудникам подотчетных денег на конкретные нужды (когда уполномоченный работник израсходует данные средства, он должен будет подготовить и подать соответствующий авансовый отчет с приложением необходимых обосновывающих документов);
  • наличные денежные средства сдаются (инкассируются) организацией в обслуживающее финансовое учреждение и зачисляется на банковский счет;
  • погашение обязательств перед поставщиками по оплате товаров, услуг, работ (не более 100000 рублей по одному соглашению);
  • дивидендные выплаты учредителям хозяйствующего субъекта.

Когда наличные средства выдаются получателю по РКО или платежной ведомости, кассир организации плательщика выполняет следующие действия:

Какие документы оформляются в организации?

Наличные деньги выдаются из хозяйственной кассы по РКО – расходному кассовому ордеру. Что касается выдачи зарплаты, стипендиальных и иных выплат персоналу, в этих случаях расходование наличности выполняется по РКО и платежным ведомостям.

Для выполнения необходимых кассовых транзакций обособленному подразделению организации передается наличные средства по РКО из кассы этого субъекта в порядке, регламентированном самим юридическим лицом.

Зарплата и прочие наличные выплаты персоналу осуществляются хозяйствующим субъектом по платежной ведомости.

Работник, получающий средства, ставит собственную подпись в нужной графе (рядом со своими ФИО). Невыплаченные (неполученные) деньги депонируются кассиром.

На сумму реально выданных средств, предусмотренных платежной ведомостью, составляется РКО. Совокупная величина, полученная суммированием депонированных средств и реально выданных денег, должна равняться итоговой сумме, фигурирующей в соответствующей ведомости.

Все оформленные РКО (факты выдачи наличности) надлежащим образом регистрируются организацией в кассовой книге.

Кроме того, РКО могут фиксироваться в журнале учета РКО и ПКО.

Следует помнить о том, что РКО изначально должны составляться корректно – вносить какие-либо исправления в эти бланки запрещается. Испорченный документ сразу же бракуется, что обуславливает составление и заполнение нового бланка РКО.

Бухгалтерские проводки

Как уже говорилось ранее, кассовая наличность расходуется хозяйствующим субъектом (юридическим лицом) на определенные нужды, что обуславливает необходимость оформления типичных проводок в бухучете по счету 50:

Операция (описание) Дебет Кредит
Внесение оплаты поставщику 76,60 50
Осуществление дивидендных выплат 75 50
Предоставление работнику подотчетных денег 71 50
Выдача зарплаты наличностью 70 50
Наличность инкассируется (передается) в финансовое учреждение 57 50
51 57

Полезное видео

О порядке проведения операции по выдаче наличных денежных средств из кассы, подробно рассказано в данном видео:

Выдача (расходование) кассовой наличности выполняется хозяйствующим субъектом в порядке, предусмотренном нормами действующего законодательства.

При этом необходимо следовать определенному алгоритму, предполагающему совершение конкретных действий кассиром и получателем средств.

Большое значение имеет наличие нужных бумаг, а также их правильное составление и заполнение всеми участниками процедуры. Получатель денег должен документально удостоверить как свою личность, так и имеющиеся полномочия.

Ответственный кассир и получатель наличности должны своевременно убедиться в адекватности и корректности всех параметров совершаемой процедуры (сумм, документов, оснований). Бухучет соответствующих операций также осуществляется надлежащим образом.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

Читайте так же:  Как оформить бронь билетов для получения визы

при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;

когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

[3]

При этом следует придерживаться следующего порядка:

РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Видео (кликните для воспроизведения).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Источники


  1. Дельбрюк, Б. Введение в изучение языка. Из истории и методологии сравнительного языкознания: моногр. / Б. Дельбрюк. — М.: Едиториал УРСС, 2015. — 154 c.

  2. Харин, Г. М. Краткий курс судебной медицины / Г.М. Харин. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2015. — 304 c.

  3. Жмудь, Л. Я. Зарождение истории науки в античности / Л.Я. Жмудь. — М.: Издательство Русского Христианского Гуманитарного Института, 2017. — 424 c.
Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here